專案簡報 · 2026-10-04
業務思緒整理器 v3.3
口述一次講完，系統整理成結構；單子印出去，對方能勾選、能回覆。
亮點 · 一個數字
三則真實口述、各跑兩次，共 24 條結論。
改規則前，15 條只是把「事」重講一遍；
改規則後，14 條裡只剩 1 條。
判定方式：結論與任一行事件的字元二元組包含率 ≥ 0.6 視為重複。同一批測試中，每條結論平均字數從 38 降到 22。
敘事主軸
一張單子，從口述到交到長官手上
整份簡報跟著單子走：它怎麼被寫出來、怎麼被印出來、怎麼被回覆，以及每一步我們量到了什麼。
壹 背景與目標
為什麼要做；想解決哪三件事；做的時候守哪些原則。
貳 流程與邏輯
口述 → 解析 → 確認 → 編輯 → 出單 → 回覆，每一步的規則。
參 關鍵成效
版面、結論重複、結論長度、測試數，四組實測數據。
肆 新功能
建議做法、意見回覆、密件：讓單子變成雙向。
伍 問題與解法
六個踩到的坑，與它們是怎麼被抓出來的。
陸 結論與下一步
限制、尚待補的數據，以及接下來的決定。
壹 · 背景
業務在外面講的話，回到辦公室還要重做一遍
口述的內容凌亂、有贅字與自我修正；整理、存檔、取檔名、交給對方，每一步都靠人手。
口述整理耗時
客戶現場講完的內容順序亂、細節散，要靠人事後歸類成「人、事、時、地、物」與結論。
存檔靠記性
使用者原話：「常常忘記存檔，整個工作階段的努力就沒了。」
檔名由 AI 自動決定
使用者原話：檔名「由 AI 自動生成」是系統的重大缺陷——要精簡、有力，且產生前能自己改。
單子是單向的
使用者原話：希望溝通單「成為實際上的雙向溝通，而不再是我單向跟對方溝通」。
壹 · 目標
三個目標，一個限制條件
口述變結構
講完就好，不用管順序。AI 拆成人、事、時、地、物、結論與建議做法，人逐項確認後才寫入。
單子能直接交出去
一鍵產生可列印的 PDF 與 Word 原稿；檔名、行距、星等、版面都有固定規則。
讓對方能回覆
對方在紙上勾選做法、寫意見、簽名、壓時間，單子帶單號能對回系統。
壹 · 設計原則
四條原則，貫穿每一個決定
少一個步驟就少一個出錯點
每加一個動作都要問：能不能讓系統自己做？
例：檔名不再是勾選清單的一列；解析成功自動存檔；製單人自動帶入。
AI 只收斂，不編造
沒說的留空；相對日期標「待確認」；結論預設不勾，人看過才寫入。
例：名字、金額、日期只能來自口述。
人的決定永遠贏
AI 擬的東西，人改過就不再被蓋掉；判斷權留在使用者手上。
例：手打的檔名不被再次解析覆蓋；「建議」由人勾。
先小驗證再放行
樣張、沙盒、真實口述各跑一遍，再部署到兩台機器。
例：密件流程在沙盒與 mini 各實跑一次，測試檔案已清除。
貳 · 系統全貌
一台常駐主機、一台備援，服務與資料庫都在自己的機器上
手機只負責產生；MacBook 負責列印；mini 是常駐的伺服器。連線走 Tailscale 加密。
貳 · 流程
六步，從口述到回覆
- 01口述STEP 01打字或語音，一口氣講完。不用管順序，也不用先分欄位。
- 02解析STEP 02AI 拆成結構，解析成功當下就自動存檔，連同提案與勾選狀態一起存。
- 03確認STEP 03逐項勾選。結論與換算出來的日期預設不勾，人看過才寫入。
- 04編輯STEP 04結論整列寬、建議做法的選項與「建議」、5–15 字的檔名，都能在這裡改。
- 05出單STEP 05一鍵產生 PDF 與 Word。勾「密件」則改紅色、加密留底、5 分鐘後銷毀。
- 06回覆STEP 06對方在紙上勾選、寫意見、簽名、壓時間；單號對回系統。
貳 · 解析邏輯
AI 只負責「拆」，規則寫死在提示詞裡
1 沒說的就留空
不猜、不補、不編造任何數字、金額、日期或人名。
2 相對日期查表換算
「下週三」一律查日期對照表，並標記「待確認」，由人確認。
3 結論與事件分兩層
事件是經過；結論是看完經過後的判斷，不得是事件的原文或改寫。
4 檔名主題 5–15 字
名詞片語，先寫對方或案子，再寫事情；不含檔名禁用字元。
5 建議做法只在「要對方選」時才建
順口一句「我覺得可以」不算，避免硬湊選擇題。
實測
4,430 字的口述，解析約 70–100 秒；短口述約 15–35 秒。
模型輸出結構化 JSON，程式端再逐欄正規化：缺的補空、多的丟掉、檔名禁用字元先剝掉。
貳 · 存檔邏輯
把「記得存檔」這件事從人身上拿掉
解析成功即存
不等人按「寫入」。提案與打勾狀態一起存進資料庫，關掉分頁也找得回來。
自動存檔
不出提示、不打斷打字。未存過的單子要滿 40 字才建新筆記，避免手滑產生一筆「口」。
樂觀鎖
別台裝置改過同一筆，自動存檔就停手，等人決定要不要覆蓋。
模擬衝突
「開舊筆記＋自動存檔」的組合模擬後，找出並修掉 3 個會悄悄弄壞資料的問題。
設計取捨：自動存檔寧可少存，也不覆蓋別人的修改；覆蓋這件事永遠由人按下去。
貳 · 出單邏輯
一份版面資料，同時長出 PDF 與 Word
要印的那一份。用 Chrome 無頭模式產生，約 1.8 秒，借用 Word 內建字型，印出來與 Word 版一致。
Word
原稿，收在 word/ 子資料夾；兩份共用同一個檔名主幹，星等改檔名時同步改。
行距
固定行高＝字級 ＋ 4pt（11pt 內文配 15pt），依使用者提供的樣本檔為準。
台帳
每份單子有一組隱藏識別碼，記錄「識別碼＋檔名＋產生時間」，供回收時對照。
檔名規則
業務資訊回報單_20261003_ 範例客戶合約條件調整_Sat禮拜六★★★.pdf
日期在前，依檔名排序就是依時間排序；星等寫在副檔名前；同名時自動補「(2)」，網頁上的預覽與實際落地的檔名一字不差。
參 · 成效一
結論的位置，上移了一半
長官最先要看的是結論。同一張真實單子、同樣的視窗寬度，量「頁面上緣到結論」的距離。
數值越短越好 · 單位：像素（px）· v3.2 改版前後
三個動作做到的
① 單頭（製單人、同步對象、承接哪一張）搬進最底下的「出單」區。
② 頁首壓成一行。
③ 結論改整列寬，字全部看得到。
參 · 成效二
結論不再重講事件
同一批三則真實口述、各跑兩次，比較四種提示詞。重複率＝重複的結論條數 ÷ 結論總條數。
採用「分層＋禁重複＋每條 30 字內」。短口述的最差情況：改前 4 條結論 4 條重複，改後 2 條 0 條重複。
參 · 成效三
重複消失了，但不能變成長篇大論
只要求「不重複」會讓模型把結論寫得又長又全。再加一條「每條 30 字內」，結論才真正一眼讀完。
每條結論平均字數 · 越短越好 · 目標線：30 字
結論的樣子
對方同意先試用一個月，價格待下週確認
我方備妥報價與交期資料，週三前回覆
（依實測輸出的長度與句型改寫的虛構範例，每條約 20 字）
肆 · 新功能
讓單子變成雙向：建議做法與意見回覆
排版順序依長官的閱讀順序：先看結論，有空看建議做法，再有時間才看細項；意見回覆放在最下面。
業務資訊回報單
建議做法緊接在結論後面。AI 依口述判斷要不要建；只講一個做法就印成「同意／不同意」。
「建議」由人勾。可複選；口述明講時 AI 先幫你勾好，你仍可取消。
每題自動多一個「其他」。選項裡沒有想要的，對方知道往最下方寫。
意見回覆在整份文件最下面。產生時間、單號、簽名、回覆時間；整塊不跨頁。沒有建議做法時，框內淡灰字印「選填」。
肆 · 新功能
密件：顏色是提醒，時效才是保護
勾一個「密件」，單子就變成另一種文件，並在印完之後自己消失。
勾「密件」
出單區外框變紅，產生之前就看得出不一樣。
紅色版面
深紅、淺紅、粉紅取代海軍藍；每頁右上「密件」、頁尾「請勿轉傳或影印」。
加密留底
PDF 與 Word 打包成 AES-256 加密壓縮檔，密碼依產生時間規則產生。
5 分鐘倒數
倒數列在所有裝置可見，可「再給 5 分鐘」或「現在就刪」。
永久刪除
檔案不進垃圾桶；筆記從資料庫抹掉；台帳不記。
為什麼要加文字標示
紅色在黑白列印與影印時會消失，所以「密件」二字與頁尾警語一併印上。
待刪清單寫在硬碟
5 分鐘內剛好部署或重開機，計時器也不會遺失；服務啟動先補刪過期的。
實測
沙盒讓倒數自然到期：PDF、Word、筆記全部刪除；資料庫檔案裡搜不到那段文字。
貳 · 穩定性與備援
主機掛了，不能讓一天的工作跟著掛
主機與備援
桌面啟動器先探測 mini（3 秒），通就用 mini，不通才起本機；備援機網頁頂端掛橘色橫幅，mini 恢復後一鍵搬回，兩邊都改過的另存、不覆蓋。
每日備份
每天 03:00 壓縮備份（資料庫、Word、PDF）到 iCloud，約 6 秒同步到 MacBook；沒跑或失敗會推播通知。
一鍵還原
mini 壞了，從 MacBook 一個指令就能還原；還原腳本以管線與鍵盤兩種輸入都測過。
兩台同版
每次部署同時更新兩台，並用健康檢查回報的版本號確認；目前 mini 為資料庫第 6 版、23 筆筆記。
時間點：以上為 2026-10-03 部署 v3.3 後的狀態。
伍 · 問題與解法
六個坑，大多是測試與審查先抓到的
參 · 成效四
自動測試：147 → 173
每一次改動都先補測試再放行；改版前會先讓多個角度獨立審查，再由另一批人試著推翻。
自動測試項數 · 全數通過
審查的結果
三個角度各自找問題，共 12 條發現；另由獨立的反駁者逐條嘗試推翻。
9 條成立並已處理，3 條被實測推翻、未採用。
肆 · 版本與回滾
從今天起，每一次改版都有版號與 Git 標籤
版本只寫在一個地方；畫面頁首與頁尾、健康檢查都會顯示，要回到哪一版一行指令。
git checkout v3.2.2 && ./deploy-to-mini.sh # 退回上一版，從 MacBook 執行
陸 · 限制與風險
有些事做不到，說清楚比假裝做到好
口述會送到 AI 模型
解析時，口述文字會送到 AI 模型處理。機密內容是否適合口述進系統，請依公司規範判斷；密件功能管的是「輸出之後」，不是這一段。
iCloud 會留 30 天
回報單資料夾要同步到 MacBook 才能列印，所以 iCloud 的「最近刪除」會保留已刪的密件 30 天。兩台電腦本機是真的刪掉了。
密件不是存取控制
紅色與倒數刪除提醒的是人，擋不住拿到電腦的人。加密壓縮檔的檔名不加密，內容需要密碼。
介面尚無登入驗證
只有 Tailscale 內網連得進來；是否要加登入，使用者尚未決定。
備份鏡像落後
mini 上的 Git 鏡像落後 30 個提交，標籤目前只在 MacBook；要不要推上去，待決定。
陸 · 成效的現況
量得到的先補上，量不到的標「待補」
數字取自 mini 的回報單台帳與資料庫（唯讀查詢，統計到 2026-10-02）。時間與回覆率系統沒有記錄，仍待補。
每週產生的回報單份數 · 來源：台帳 · 筆記累計 23 筆（自 9/11 起）
說明：密件依設計不寫台帳，統計時要另外計算；「回收登記」尚未做，等公司規模需要系統串接時再議。
陸 · 結論
一張單子，現在走得完整條路
講完就有結構
解析成功即自動存檔；結論與事件分層，重複從 15／24 降到 1／14。
交得出去
PDF＋Word 一鍵產生；結論起點上移約一半；檔名所見即所得。
收得回來
建議做法讓對方勾選，意見回覆讓對方簽名、壓時間；密件改變文件的外觀與壽命。
陸 · 下一步
四件事，依序進行
01 試用一至兩週
在手機與電腦實際使用 v3.3，補齊上一頁的待補數據。
02 決定要不要加登入驗證
目前只靠內網隔離；請主管評估風險是否可接受。
03 決定 Git 鏡像是否推上去
讓版本標籤在 mini 上也有一份。
04 回收登記（之後）
等公司規模需要系統串接時，再把「已回覆、選了哪個方案」記回系統。
THE END
每一張單子，都該有人回覆。
謝謝你看完。
你找到了。這份簡報裡的每一個數字，都來自真的測量。